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Project Description

Dinosol

Optimización de gestión de acuerdos de rappel

Nombre del cliente

DinoSol Supermercados

Negocio

Retail, Cash&Carry

Sector

Distribución alimentaria

Objetivo

Optimización de procesos comerciales

Productos y servicios

SAP ERP

“El proyecto de mejora en la gestión de acuerdos de rappel forma parte de un conjunto de iniciativas puestas en marcha en la compañía con la finalidad de optimizar procesos y tener la información cohesionada. Por el volumen de operaciones que manejamos, es fundamental incorporar los datos de los acuerdos de rappel en las herramientas de gestión comercial. Hemos eliminado el proceso de contabilización manual que, además, venía condicionado por el departamento comercial.Todo esto revierte en la fiabilidad de las operaciones y de la información, además de ganar en eficiencia. Es fundamental haber formado un buen equipo de trabajo junto con los departamentos financiero, comercial, de tecnología, además de con nuestro socio 3Hold.”

Eduardo Prieto

Director de Tecnologías de la Información de DinoSol

El cliente

DinoSol es una empresa de distribución totalmente canaria que, a día de hoy, emplea a más de 7.000 trabajadores de forma directa repartidos en 57 tiendas de HiperDino, 91 de SuperDino y 76 de HiperDino Express. En la actualidad, la enseña está presente en cinco de las siete islas canarias.

Además, a través de la Fundación DinoSol, se colabora solidariamente con diversas acciones, apoyando el desarrollo social de Canarias y prestando siempre una especial atención a las personas que forman parte del Grupo DinoSol.

Situación previa

DinoSol Supermercados es uno de los grandes operadores de la distribución en España, siendo líder en Canarias, donde opera bajo las enseñas de HiperDino, SuperDino e HiperDino Express.

Con el objetivo de optimizar el control del margen de sus productos, DinoSol se apoya en 3Hold Technologies, expertos en el sector de distribución y soluciones SAP Retail para la realización de un proyecto para mejorar la gestión de los acuerdos de rappel.

DinoSol trabaja habitualmente con acuerdos de rappel vinculados tanto a la compra como a la venta de sus artículos.

Antes de la implementación de este proyecto, el proceso se gestionaba de forma totalmente manual y fuera del sistema, lo que suponía importantes limitaciones en la gestión.

EL RETO

Los principales retos que se afrontaron en el proyecto fueron:

  • Incluir en la valoración de los artículos el importe de los acuerdos de rappel y disponer del margen real actualizado de cada artículo.
  • Simplificar el proceso de gestión de los acuerdos de rappel y agilizar los procesos de liquidación y facturación.
  • Disponer de un cálculo en tiempo real de los descuentos acumulados con cada proveedor.
  • Facilitar la exportación de los importes de los acuerdos de rappel a sus sistemas de gestión de informes.

De esta forma, la compañía conocería el coste neto real de cada artículo de una forma sencilla y automática.

LA SOLUCIÓN

Para conseguir los objetivos planteados, se configuró un equipo multidisciplinar con la participación de todos los departamentos involucrados de DinoSol. Este equipo fue liderado por 3Hold Technologies, de tal modo que, trabajando intensamente durante tres meses, consiguió diseñar e implementar la solución actual, con la que se alcanzaron todos los objetivos planteados.

Para conseguir dichos objetivos, se ha implantado la funcionalidad estándar de gestión de acuerdos de rappel de SAP Retail, que permite incluir estos conceptos dentro de los esquemas de precio de los documentos de compra y venta. De esta manera, es posible llevar un control exhaustivo de los márgenes y de los importes de acuerdos de rappel acumulados.

La creación y mantenimiento de los acuerdos de rappel se integró en la herramienta que el departamento comercial utiliza de forma habitual, minimizando al máximo los datos de los que el usuario debía informar y consiguiendo agilizar su mantenimiento. Asimismo, se logra una rápida adaptación de los usuarios a la nueva funcionalidad.

El proyecto se dividió en dos etapas, donde los acuerdos de rappel representan un papel importante, tanto en la compra como en la venta.

En la compra, el proceso es menos crítico, ya que el volumen de transacciones es menor y se disponen de todos los datos para determinar el descuento. El dato que permite incluirlos en los esquemas de cálculo es, en la mayoría de los casos, el proveedor, ya que se dan de alta a ese nivel y, por tanto, su inclusión en el esquema de cálculo es más sencilla. Cuando se determina dicho dato, este impacta directamente en el precio medio ponderado del artículo, de modo que en la venta se arrastra el margen correcto.

La consideración de estos acuerdos en la venta, por el contrario, se convierte en la parte más crítica del proyecto. El volumen de datos generados supera con creces al generado por las compras. Cada noche, decenas de miles de recibos de venta procedentes de más de las 300 tiendas que DinoSol tiene en todo el territorio canario se integran en el sistema, y resulta vital que cualquier desarrollo o nueva funcionalidad tenga el menor impacto posible en este proceso crítico.

La solución desarrollada es capaz de conocer el proveedor que sirvió el artículo que se está vendiendo y, de este modo, es posible determinar el acuerdo de rappel en el esquema de cálculo de ventas y actualizar el coste de la venta. Todo ello sin afectar al rendimiento y asegurando que los descuentos se determinan correctamente.

Otro punto muy importante para DinoSol es la visibilidad de los acuerdos de rappel en los sistemas de gestión de informes de la compañía.

Gracias a la solución implementada, se simplificó la extracción del coste de los artículos de SAP ERP, de modo que DinoSol podía disponer del margen actualizado en su herramienta de gestión de informes sin realizar tratamientos manuales de la información.

Beneficios

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Tipo de proyecto:
CloudSAPCloud & SAPIoTBig DataB2BB2C

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